如何编写岗位说明书、岗位工作手册?

2020-02-29 17:43:28

岗位说明书又称为职务说明书或职位说明书,是人力资源管理中最基用疣黄门础的文件,是工作分析的最终结果,是通过工作分析过程,用规范的文件吾疣璨普形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务,提供原始资料和科学依据。 岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注重文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异。

企业现有组织架构及人员岗位安排情况

岗位时间承担人对自己工作情况的描述

岗位上级对该岗位的评价和描述

其他部门对该岗位的评价、描述、分析及建议

岗位的直接承担者。

岗位的直接管理者。

人力资源部门工作人员或人力资源“专家”。

可能的情况下尽可能吸纳其他和该岗位工作存在相关性的部门或岗位的人员参与到编写工作的分析、讨论过程中。

1、岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2、岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3、岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。

4、岗位工作责任:包括直接责任与领导责任,要逐项列出任职者工作职责。

5、岗位工作仿瓤僭蚋资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。包括必备资格和理想资格,其蒗钰妒蟥中必备资格是完成某职位工作要求的最低资格,理想资格是在具备必备资格的基础上,若具备某些条件更为理想。

6、岗位发展方向:在部分企业的岗位说明书中还会加上岗位发展方向的内容,希望通过岗位发展方向不仅明确企业内部不同岗位间的相互关系,而且还有利于员工明确发展目标,将自己的职业生涯规划与企业发展结合在一起。

7、关键业务流程:常常没包含在岗位说明书范围内,但实际是岗位手册的重要组成部分。

8、有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。

1、盲褓梆尺组织架构和现有岗位梳理 不同的公司,必然会有不同的现状,包括公司的组织架构和人员架设情况。特别是规袷蜍滇刷模偏小的公司,甚至可能出现同样的职位名称,在不同的公司里实际却可能干着完全不同工作的情况。而岗位说明书,其使命应该是对现状进行规范和优化,而不是弄个空洞的文本摆个空架子。因此,搞清楚现状,并进行有效的分析,这是编写岗位说明书的一个必要过程,也是编写取得成功的一个前提。当然,很多新进入企业的HR工作者,常常也会在这个环节出问题,不去掌握分分析企业现状,盲目根据一些书本知识或者过往经验单纯地进行书面化的操作,结果是出来的东西看起来很正规,但是完全脱离实际,起不到工作实际参考的意义,甚至弄出很多自相矛盾的笑话。

2、岗溴腻男替位相关信息收集和分析 在这个环节,关键是信息量的收集一定要足够的全面,足够广。从操作上来说,岗位本身以及岗位的上级、下级甚至是其他部门的成员,都可以适度的吸纳参与进来。毕竟,HR颍坭姨俨人员术业有专攻,对具体职能岗位的工作,常常不一定那么的熟悉,信息的收集达到了足够的广度,后续的分析才可能避免有失偏颇。之所以要上下左右的人员都最好吸纳进来,是要避免原始材料出现关键点的缺失,避免分析出现盲点,一个工作任务的执行,从当事人来说也许这样操作是对的,但是如果站到其他部门或成员的角度,如此操作不一定正确,甚至可能会对整体带来负面的效应。所以,原始材料收集好后,一定不要过急,还应多分析材料信息是否已经充分,是否还有缺失的某些必要内容。可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。

3、工作抵足谛垴分析 弄清楚岗位工作的最终职责目的,分析清楚岗位工作执行的流程环节及要点,进而得出管控简单的关键节点,以及绩效考核的具体要点。同时芟坳葩津,通过分析,理清楚可以优化和调整的地方,以便对岗位工作起到具体的指导意义。当然,岗位分析的工作虽然更多是HR的事,但是,也需要更多吸纳其他人员参与讨论,吸取意见,避免闭门造车。

4、形成岗位说明书初稿 描述和说明一定要注意通俗易懂,简要明了,避免没有必要的专业术语。毕竟,岗位说明书的最终目的是对岗位工作起到规范、指导的意义,不是学术化的摆设。

5、公司和部蜂擒萏赃门间的质询和讨论 参与范围要广,但是提前要注意分析哪些人参与进来是必要的,也是合理的,同时,在质询讨论过程中也需要注意分析相应人员枞绶晷箜提出的意见是否站在了合理的出发点上,还是仅只是站在方便自己的立场。

6、形成岗位说明书定稿 最终定稿注意通俗易懂的同时要规范化,尽量避免必要内容或信息出现缺失,以便能有效起到公司规范文件的作用,避免文件不规范给企业的后续管理带来漏洞甚至是带来劳务方面的纠纷或麻烦。

1、部门职责分解要充分、完全

2、工作领域的划分要合理

3、岗位说明书要规范、准确、全面

4、岗位说明书要保持更新状态

5、岗位说明针对的是职位,不是个人

6、基本素质和知识、技能不能混淆、重叠

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